Архивный отдел

Юридический адрес: ул.Ленина,55 (универмаг Центральный ГОРТОРГ, 2 этаж, вход с ул.Кирова)

Начальник архивного отдела – Бектяшкина Наталья Анатольевна, тел. (35342) 7-41-93

Главный специалист архива документов по личному составу – Кунаховец Ольга Михайловна, тел. 7-41-94

Е-mail: arhiv@bz.orb.ru

План работы отдела: 2012год; 2014год; 2015год; 2016год; 2017год; 2018год; 2019год; 2020год; 2021год; 2022год

Отчет о деятельности отдела: 2012год; 2013год; 2014год; 2015год; 2016год; 2017год; 2018год; 2019год; 2020год; 2021год

Полномочия

Отдел осуществляет управление архивным делом на территории муниципального района, а также контроль за сохранностью, комплектованием, учетом и использованием документов и архивных фондов органов местного самоуправления, муниципальных музеев, библиотек, муниципальных предприятий и учреждений.

Основными задачами отдела являются:

Обеспечение сохранности и учет документов Архивного фонда Оренбургской области, являющихся составной частью Архивного фонда Российской Федерации, подлежащих постоянному и длительному хранению.
Осуществление на территории района полномочий муниципальных образований в области архивного дела, установленных Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", а также Законом Оренбургской области от 29 августа 2005 года № 2551/460-Ш-ОЗ "Об архивном деле в Оренбургской области".
Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для населения района и Оренбургской области в целом.
Организационно-методическое руководство деятельностью архивных учреждений района, архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления района, муниципальных учреждений и предприятий, содействие организациям частной и иных форм собственности и гражданам, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Оренбургской области, другие архивные документы.
Информационное обеспечение органов местного самоуправления района, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.

Функции

Обеспечивает хранение:
архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, входящих в состав Архивного фонда Оренбургской области, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных организаций;
архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, образовавшихся в деятельности государственных учреждений, предприятий и организаций, действовавших на территории района на всем протяжении его истории, образовавшихся в деятельности организаций, отнесенных к федеральной собственности (по договору), в том числе архивных документов органов и организаций, хранящихся в Отделе; а также документов, созданных до 1 января 2005 года в процессе деятельности Администрации, Совета депутатов района и их структурных подразделений, переданных из государственной собственности Оренбургской области в муниципальную собственность района;
архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей негосударственных организаций, общественных и религиозных объединений и организаций, политических партий и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в Отдел на договорной основе;
документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), в том числе в связи с банкротством, действовавших на территории муниципального образования;
печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;
учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности Отдела.
Осуществляет учет документов, принятых в отдел; представляет в установленном порядке учетные данные уполномоченному органу исполнительной власти Оренбургской области в сфере архивного дела, осуществляющий государственное управление архивным делом.
Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
Обеспечивает подготовку предложений по повышению уровня безопасности хранящихся в отделе документов, вносит их в установленном порядке на рассмотрение главе Администрации и реализует принятые решения.
Составляет списки организаций - источников комплектования Отдела и представляет их в установленном порядке на согласование в уполномоченный орган исполнительной власти Оренбургской области в сфере архивного дела, осуществляющий государственное управление архивным делом.
Обеспечивает проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.
Организует в соответствии с установленными архивным законодательством сроками отбор архивных документов организаций - источников комплектования для постоянного и долговременного хранения и осуществляет их прием.
Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию Отдела документами по истории района, документами "устной истории", в том числе записями воспоминаний, материалами кино и видеосъемки районных мероприятий и знаменательных событий, юбилеев населенных пунктов, организаций и другими подобными документами.
Осуществляет проверки состояния делопроизводства и сохранности архивных документов, в том числе по личному составу, в организациях - источниках комплектования Отдела.
Обеспечивает в установленном порядке ведение государственного учета архивных документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории района.
Осуществляет в установленном порядке рассмотрение и согласование локальных нормативно-методических документов, определяющих порядок документационного обеспечения управления и работы архива организации:
положений об архивах, экспертных комиссиях,
номенклатур дел,
инструкций по делопроизводству организаций - источников комплектования.
Представляет в установленном порядке на рассмотрение и утверждение уполномоченному органу исполнительной власти Оренбургской области в сфере архивного дела, осуществляющему государственное управление архивным делом, описи дел постоянного хранения, документов личного происхождения, научно-технической и аудиовизуальной  документации, на согласование - описи документов по личному составу;
Представляет на рассмотрение и согласование полномочному органу исполнительной власти Оренбургской области в сфере архивного дела, осуществляющем государственное управление архивным делом  описи дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в Отдел.
Изучает и обобщает практику работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространяет их положительный опыт среди организаций - источников комплектования Отдела.
Оказывает организационно-методическую помощь организациям - источникам комплектования Отдела, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы с документами, организуют смотры состояния сохранности архивных документов.
Обеспечивает подготовку предложений по улучшению сохранности архивных документов, по улучшению документационного обеспечения управления в организациях района, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб, вносят предложения в установленном порядке на рассмотрение главе Администрации и реализацию принятых решений.
Осуществляет информирование органов местного самоуправления, иных организаций района о составе и содержании документов и фондов Отдела по актуальной тематике.
Обеспечивает исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, подготовки заверенных копий архивных документов, выписок из них.
Организует работу пользователей архивными документами непосредственно в Отделе, изготавливает копии документов по их запросам.
Подготавливает документальные выставки,  материалы для средств массовой информации, проводит встречи с общественностью, ведет публикационную деятельность.
Исполняет социально-правовые и иные запросы граждан, на основе принятых в Отдел документов; выдает архивные справки, заверенные копии и выписки из документов.
Осуществляет прием граждан, рассматривает их заявления и консультирует по вопросам розыска архивных документов.
Создает и совершенствует научно-справочный аппарат, автоматизированные информационно-поисковые системы, базы данных к документам Отдела, архивные справочники о составе и содержании документов Отдела.
Обеспечивает подготовку для внесения в установленном порядке в орган местного самоуправления района проектов муниципальных правовых актов по вопросам развития архивного дела в районе, совершенствования Отдела.

Перечень услуг

1. Осуществление организационно-методического руководства и контроля за работой ведомственных архивов учреждений, организаций, предприятий – источников комплектования, рассмотрение и согласование инструкций по организации делопроизводства и ведению архива, номенклатуры дел организаций, положения об экспертных комиссиях и ведомственных архивах в установленном порядке.
2. Организация работы экспертно - проверочной методической комиссии.
3. Создание оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности.
4. Организация приема документов на постоянное хранение, в том числе на договорной основе.
5. Выдача в установленном порядке документов  органам местного самоуправления и организациям во временное пользование.
6. Исполнение в установленном порядке запросов юридических и физических лиц  по документам архива,  осуществление выдачи им справок социально-правового характера, архивных копий и выписок из документов, невостребованных личных документов.

Перечень законов и иных нормативно правовых актов, определяющих полномочия, задачи и функции